FAQ

Comme son nom le laisse penser, et à juste titre, un destructeur de documents sert à détruire toute sorte de documents. Utilisé dans la plupart des cas pour détruire des documents papier classiques, la plupart des destructeurs de documents offrent aujourd’hui la possibilité de détruire des formats plus variés comme des cartes de crédit, des CD ou des DVD. 

Les destructeurs papier assurent la confidentialité de tous vos documents et vous permettent que certaines informations sensibles ne soient récupérées par n’importe qui.

Cela dépendra du type de destructeur de documents que vous avez choisi mais dans la plupart des cas, le principe reste le même. À l’aide de lames finement aiguisées, votre destructeur papier va réduire en confettis (ou en lamelles) les documents sensibles dont vous souhaitez vous débarrasser.

En fonction du modèle et de sa norme de sécurité, les confettis seront plus ou moins grands. À vous de choisir si vous préférez faire un puzzle de 1000 pièces ou de 50.000 pièces avec une simple feuille de papier A4.

Toutes les entreprises situées dans l’Union Européenne doivent se soumettre à la loi RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Pour faire simple, cette loi oblige les entreprises à faire le nécessaire afin d’assurer elles-même la protection de leurs données personnelles.

Dans une entreprise de nombreux documents sont considérés comme confidentiels et sensibles. Informations concernant les employés, les partenaires, les clients ou même les fournisseurs, il est facile pour une personne qui s’y connaît de trouver des informations qui pourrait mettre la sécurité d’une entreprise en danger.

Même si les formats papier sont de plus en plus laissés de côté au profit des documents numériques, il faut savoir que plus de 50% des employés ne se débarrassent pas correctement des documents considérés comme sensibles.

Un destructeur de document électrique coûte globalement plus cher qu’un destructeur manuel mais en contrepartie, il s’avèrera bien plus efficace. Un destructeur papier électrique possède une corbeille intégrée ainsi qu’un mode “automatique” qui vous permettra de détruire des documents à la chaîne sans pour autant avoir besoin de rester devant la machine. Les destructrices papier électriques sont plus adaptées à un environnement professionnel ou pour les personnes dont l’activité les amènent à détruire des documents de manière régulière.

Un destructeur de document manuel n’a pas de corbeille intégrée et peut se glisser facilement dans le tiroir de votre bureau. Il vous suffit de le placer au-dessus de votre corbeille à papier classique puis de procéder à la destruction de vos documents. Un modèle manuel est une solution pratique et bon marché mais qui nécessitera plus d’attention de votre part lorsque vous voudrez détruire des documents.

Comme pour la plupart des appareils de bureau, tout dépendra de la qualité et du type de modèle que vous choisirez. Comptez environ une vingtaine d’euros pour les modèles manuels les plus accessibles et environ une centaine d’euros pour les modèles électriques d’entrée de gamme.

Si vous souhaitez acquérir un destructeur de documents pour votre entreprise capable de détruire des documents sans répit pendant de longues minutes et avec un temps de refroidissement suffisamment court, il vous faudra alors vous pencher vers des modèles qui avoisinent les 300 euros. Il faut toutefois savoir que ces modèles sont rapidement rentabilisés car ils possèdent des options qui les rendent particulièrement intéressants comme les fonctions “anti-bourrage” et « auto-lubrification ».

Les mauvaises langues diront qu’il n’est pas obligatoire pour une entreprise d’avoir un destructeur papier dans ses bureaux mais cela reste bien évidemment relatif. Certaines professions sont plus enclines à adopter ce type d’appareil dans leurs locaux. Un boulanger ne trouvera que peu d’intérêt à acheter un destructeur de document (et encore) alors qu’il est impensable pour une banque de se passer des services de ce genre d’appareil.

Comme expliqué précédemment, la loi RGPD oblige les entreprises à s’occuper de la gestion et de la destruction de leurs documents confidentiels et comme on dit généralement :”il vaut mieux prévenir que guérir”.

La plupart des modèles de destructeur de documents disponibles dans le commerce proposent deux types de coupes bien distinctes. Les modèles proposant une coupe droite sont financièrement plus accessibles mais au niveau de la sécurité, ce n’est pas vraiment ce qu’il se fait de mieux. Il suffira d’une bonne dizaine de minutes et d’une bonne capacité à résoudre des puzzles pour permettre à une personne de reconstituer une feuille qui vient de passer dans un destructeur de documents à coupe droite.

Les modèles proposant une coupe croisée sont quant à eux bien plus sûrs mais en contrepartie, leur prix est plus élevé. Les destructeurs de documents à coupe croisée se déclinent également en plusieurs niveaux de sécurité en fonction de la taille des particules qu’ils produisent.

Cliquez ici pour découvrir notre article complet sur les différences entre coupe droite et coupe croisée.

La norme de sécurité DIN 66399 permet de définir et de classer les performances d’un destructeur de documents. Anciennement appelée DIN  32757 cette norme a été mise à jour il y a quelques années de cela car elle encadrait autrefois uniquement les formats papiers. Elle prend aujourd’hui en compte plusieurs types de formats (numérique, électronique, etc).

Cette norme permet de classer la sensibilité de n’importe quel document en 3 catégories distinctes; respectivement DIN 1, DIN 2 et DIN 3. Un document classé DIN 1 sera accessible par la plupart des employés d’une société, cela peut être un simple planning ou même le menu de la cafétéria. En revanche un document qui serait classé DIN 3 ne serait accessible que par un nombre restreint d’employés il peut s’agir d’un contrat avec un partenaire ou d’informations bancaires.

La norme DIN 66399 permet également d’établir 7 niveaux de sécurité lors de la destruction d’un document. Les niveaux varient de P-1 à P-7 et correspondent globalement à des tailles de découpe. Pour faire simple, plus les confettis seront petits et plus le niveau de sécurité de votre destructeur de document se rapprochera du niveau P-7.

Si vous voulez en savoir plus, nous vous invitons à lire notre guide détaillé sur les normes de sécurité.

On va tout de suite couper court aux potentielles blagues grivoises et on va essayer de garder notre sérieux dans cette partie. Le “bourrage” ou “bourrage papier” est un problème qui peut se produire lorsque vous utilisez votre destructeur de document. Il s’agit sans aucun doute du problème le plus récurrent qui peut se produire lorsque vous essayez de détruire un nombre trop élevé de feuilles simultanément ou bien lorsque les lames de votre machine ne sont pas suffisamment lubrifiées (on a dit pas de blagues douteuses).

Si vous avez été prévoyant, vous avez investi dans un destructeur de documents qui possède une fonction “anti-bourrage”. Si vous faites partie de ces rares élus, le bourrage de votre machine ne devrait pas vous inquiéter et vous serez en mesure de détruire vos documents sans jamais être inquiété d’une quelconque panne de la part de votre déchiqueteuse.

En revanche si vous avez opté pour un modèle un peu plus accessible qui ne dispose pas de cette fameuse option anti-bourrage, il vous faudra alors prendre soin régulièrement de votre destructeur de documents. 

La première chose à faire est de lire la notice et tout particulièrement la partie qui indique le nombre maximal de feuilles que peut détruire votre destructeur papier simultanément. Prévoyez également une marge d’erreur, si votre machine indique 5 feuilles à la fois, ne tentez pas le diable et détruisez vos feuilles 4 par 4.

Le bourrage peut également avoir lieu lorsque les lames de votre destructeur de documents ne sont pas suffisamment huilées. Pour remédier à ce problème, nous vous conseillons de huiler ses lames régulièrement (environ tous les deux mois, ou juste avant une longue session de destruction).

Malgré mes conseils ci-dessus vous avez quand même réussi à bloquer votre destructeur de documents ? Je ne vous félicite pas, mais c’est malgré tout une situation courante et vu que je suis de bonne humeur, je vais vous détailler la procédure à suivre pour rendre votre destructeur papier à nouveau opérationnel.

La première chose à faire est de vider la corbeille de votre destructeur de document et de vérifier que votre appareil n’a pas trop surchauffé. Laissez reposer votre appareil quelques minutes et utilisez la fonction “REVERSE” de votre appareil. Dans le meilleur des cas, votre papier devrait ressortir facilement et votre déchiqueteuse devrait fonctionner de nouveau.

Si le bouton “REVERSE” ne résout pas votre problème, il vous faudra alors débrancher votre appareil et l’ouvrir pour avoir accès aux lames. Bien évidemment il est inutile de vous rappeler de NE PAS TOUCHES LES LAMES DIRECTEMENT AVEC VOTRE MAIN. Utilisez une pince pour pouvoir facilement retirer les bouts de papiers qui sont encore coincés dans le cylindre. Profitez également de cet instant pour huiler vos lames car si votre machine se bloque régulièrement, il y a de fortes chances qu’une lubrification s’impose.

Il est nécessaire de lubrifier régulièrement son destructeur de documents afin de limiter au maximum les pannes potentielles. Pour ce faire, plusieurs solutions s’offrent à vous :

1- Si vous utilisez un modèle qui possède un mode “lubrification automatique” il vous suffira simplement d’ajouter de l’huile dans le réservoir dédié lorsque le voyant de niveau d’huile s’allumera. Par la suite, la gestion de la lubrification de votre destructeur de documents sera automatique ce qui vous permettra de gagner du temps et de réaliser des économies.

2- Si vous possédez un modèle un peu plus basique, il vous faudra alors procéder à la lubrification des lames de votre déchiqueteuse plus régulièrement. Dans ce cas précis, deux solutions s’offrent à vous : 

• L’utilisation de feuilles pré-lubrifiées qui permettront d’entretenir votre destructeur papier de manière simplifiée. Il vous suffira alors de faire passer l’une de ces feuilles directement dans votre appareil, cette solution est rapide mais l’utilisation de feuilles pré-lubrifiées n’est pas forcément la solution la plus économique.

• Verser quelques gouttes d’huile ou de lubrifiant directement sur les lames de votre destructeur. Cette solution n’est pas forcément la plus pratique car il est difficile de connaître la quantité exacte d’huile qu’il faut utiliser.

Nous vous invitons également à consulter notre guide complet sur comment entretenir votre destructeur papier.

Pour entretenir son destructeur de documents de manière optimale, il convient généralement de faire attention au type d’huile ou de lubrifiant qui est utilisé. La solution la plus évidente et la plus sûre est d’utiliser l’huile qui est recommandée par les fabricants de votre appareil. 

Ne vous contentez pas de verser la première huile qui se trouve dans votre cuisine dans votre destructeur de documents, cela pourrait entraîner le mauvais fonctionnement de votre déchiqueteur. Évitez également les huiles à base de pétrole qui supportent très mal la chaleur ainsi que les huiles en spray qui ne sont pas adaptées aux destructeurs papier.

Deux mots permettent de répondre facilement à cette question : le prix et la taille. 

Dans un milieu professionnel, un destructeur de document se doit de posséder un temps de fonctionnement en continu assez important ainsi qu’un temps de refroidissement plutôt réduit. C’est une machine qui est utilisée par plusieurs employés quotidiennement et elle doit être en mesure de suivre la cadence. Il est également recommandé pour un destructeur de documents à usage professionnel de posséder une fonction automatique qui permet de détruire des documents sans avoir à rester devant l’appareil, ce qui représenterait un manque à gagner pour l’entreprise.

La taille de la corbeille doit également être conséquente et adaptée à votre rythme afin d’éviter d’avoir besoin de la vider toutes les heures. Si vous visez la performance, nous vous recommandons le modèle IQ Office Pro P4 de chez Leitz.

Dans le cadre personnel les critères sont tout autres. La destruction de document n’est pas une action que l’on effectue quotidiennement et un destructeur papier d’entrée de gamme sera probablement suffisant. Il convient alors de privilégier un modèle discret et qui ne demande pas trop d’entretien. Le modèle Powershred 6M de chez Fellowes répond d’ailleurs parfaitement à toutes ces conditions.

Si vous souhaitez détruire rapidement de nombreux documents, un modèle bas-de-gamme ne sera pas suffisant. Risques de surchauffe, rendement pas assez élevé, il vous faudra forcément utiliser un modèle un peu plus performant. Nous comprenons parfaitement qu’aux yeux de nombreuses personnes l’achat d’un destructeur de documents neuf peut s’avérer superflue. Si vous ne souhaitez pas dépenser une énorme somme dans ce type d’appareil et si vous souhaitez malgré tout dénicher un bon modèle, il faudra alors vous tourner vers le marché de l’occasion.

Nous vous conseillons de vous tourner vers des plateformes comme Leboncoin ou Allovoisins qui permettent d’obtenir un destructeur papier à prix réduit. Gardez cependant bien en tête que la qualité d’un modèle n’est pas garantie et qu’en passant par ce genre de plateforme vous ne serez pas à l’abri d’une mauvaise surprise.

Vous ne savez pas ce qu’est le quilling ? Cette pratique qui nous provient tout droit des États-Unis est plus connue sous le nom de « paperolles » en France. Toujours pas ? Le quilling consiste simplement à la réalisation d’œuvres d’art et autres objets décoratifs à base de lamelles de papier finement découpées.

Si vous souhaitez vous adonner au quilling, un destructeur de documents vous permettra de gagner un temps précieux lors de la réalisation de vos créations. Faites bien attention cependant à opter pour un modèle à coupe droite afin d’obtenir de longues lamelles parfaitement régulières.